10 мифов о системе контроллинга на базе ARIS PPM
Уважаемые дамы и господа! Я решил поделиться с вами опытом, полученным в ходе выполнения различных проектов по контроллингу бизнес-процессов с использованием ARIS PPM. Данная статья включает в себя ожидания заказчиков на этапах внедрения, ловушки, возникающие в ходе реализации проектов, ответы на вопросы, которые дает система контроллинга после успешного внедрения. Все это собрано в 10 основных мифах об ARIS PPM.
Миф №1. ARIS PPM может автоматизировать процессы?
Зачастую нас спрашивают, каким образом цепочки процессов появляются в PPM. Вы что-то автоматизируете, откуда данные? ARIS PPM ничего не автоматизирует, он как «Телевизор» - транслирует фактические потоки информации из исполняемых процессов в собственное хранилище, агрегирует их между собой и представляет в виде показателей и измерений, определенных в ходе реализации проекта. Для ARIS PPM совершенно не важно, какая система является источником, важно само наличие данных в системе. Поэтому ARIS PPM является надстройкой над вашим исполняемым процессом, которая позволяет контролировать и анализировать его показатели.
Миф №2. Наши исполняемые процессы должны быть такими как в регламенте.
Зачастую в ходе реализации проектов заказчик ожидает увидеть цепочки процессов, соответствующие описанием моделей бизнес-процессов в регламентах. Как показывает практика, цепочки между бизнес-процессами и исполняемыми процессами могут отличаться на 50%. Причиной этого служит степень автоматизации процесса. Некоторые функции бизнес процесса могут быть объеденены и автоматизированы как одна функциональность. Некоторые этапы процесса могут быть не автоматизированы. Любая цепочка может быть разорвана на любом этапе, в случае разрывов в исполняемом процессе. Зачастую мы обходим этот разрыв стороной, объединяя между собой соседние функции процесса, факт исполнения которых зафиксирован в системе.
Миф №3. У нас нет показателей, вы можете поделиться с нами вашей практикой?
Обычно, в начале проекта мы предоставляем заказчику базовый перечень показателей для контроля процесса. Это является основой для дальнейшей проработки показателей в ходе реализации проекта. У нас есть типовые проектные решения по технологическому присоединению, управлению ремонтами, управлению закупками и материально-техническому обеспечению. Они являются не догмой, а базой для дальнейшего развития. На базе данного перечня КПЭ мы выстраиваем конечный вариант с детальной проработкой формул расчета и анализом источников данных для расчета показателей.
Миф №4. Все данные есть в информационной системе, идите и ищите.
Мы часто сталкиваемся в ходе реализации проектов с проблемой отсутствия данных в информационных системах, необходимых для расчета показателей. Для этого, на этапе проработки показателей мы анализируем источники данных на наличие необходимых полей в таблицах системы. Иногда для расчета показателя, необходимо подтянуть данные из внешних источников, находящихся вне системы, автоматизирующей данный процесс. Для расчета таких показателей, со стороны заказчика должны быть созданы дополнительные поля внутри текущей системы либо созданы промежуточные таблицы для расчета данных показателей. Например, данные о произведенной энергии для процесса управления ремонтами находятся во внешних системах, но они используются для расчета показателя отношения затрат на эксплуатацию оборудования. В данном случае со стороны заказчика должна быть создана промежуточная таблица, являющаяся источником для расчета. В ходе детального анализа данных для расчета показателей, мы предоставляем заказчику полный перечень ключевых показателей эффективности с детальным описанием возможности их реализации с учетом степени автоматизации процесса и наличия данных в системе.
Миф №5. Давайте придумаем много сложных показателей об одном и том же
Иногда заказчик предлагает реализовать сложные показатели для расчета. Зачастую эти показатели показывают одну и ту же картину. Мы выступаем за простые и понятные решения. Для того чтобы контролировать ваш процесс, вам достаточно знать его основные характеристики: временные, количественные, стоимостные и отклонения от плановых значений. Сложные в расчете показатели очень специфичны и трудны для восприятия участниками процесса. Зачастую комбинация простых показателей и нескольких измерений дают ответ на тот же самый вопрос, но не возникает путаницы и непонимания.
Миф №6. Давайте будем контролировать компанию, а не процесс
ARIS PPM является инструментом для контроля процессов. Его основное назначение - своевременно обнаружить отклонение в процессе и проинформировать руководителя о причинах его возникновения. Так же ARIS PPM обеспечивает всесторонний анализ процесса по тому перечню показателей и измерений, которые определены в проекте. Иногда в ходе реализации проекта мы сталкиваемся с показателями, которые выходят за рамки процесса и являются, скорее, показателями организации. Необходимо понимать, что минимальной единицей расчет в ARIS PPM является экземпляр процесса, то есть один проход одного объекта по цепочке процесса, то есть след, оставленный в системе объектом за одну итерацию. Поэтому объем данных для анализа и контроля в ARIS PPM изначально не выходит за рамки одного процесса.
Миф №7. Наш процесс выполняется в различных автоматизированных системах
Нам часто задают вопросы при обследовании процессов заказчика на предмет того, что различные стадии процесса выполняются в различных информационных системах. Например, заявки ведутся в одной системе, договора в другой, выполнение работ в третьей. То есть, процедуры процесса автоматизированы в различных системах. ARIS PPM содержит в себе определенный набор экстракторов (транспортов), позволяющий получать данные из различных источников и систем.
Миф №8. Мы переходим на новую платформу, что нам делать с ARIS PPM
Мы часто сталкиваемся с вопросом со стороны заказчика, что при переходе на новую автоматизированную платформу необходимо будет внедрять ARIS PPM заново. В связи с этим заказчик опасается использовать ARIS PPM на текущей платформе и ждет перехода на новое решение. При переходе на новую автоматизированную платформу в ARIS PPM достаточно перенастроить источники, не затрагивая при этом, основное решение.
Миф №9. Настройте мне этот график для контроля
Часто заказчик просит нас реализовать определенный набор графиков для контроля процесса. Проходит некоторое время и этот набор графиков – «Избранное» остается без изменения. А ведь прелесть состоит в том, что ARIS PPM –это конструктор, состоящий из показателей и измерений и при должном понимании процесса вам достаточно нескольких минут, чтобы ответить на вопросы работы вашего процесса, причем, с различных точек зрения. Например, вы можете посмотреть активность по закрытым договорам по кварталам, сравнить то же самый показатель по филиалам по количеству договоров и по стоимости. Построение этих графиков при наличии показателей и измерений в системе займет у вас не более 10 минут.
Миф №10. У нас есть система отчетности, чем вы отличаетесь?
Часто мы сталкиваемся в нашей деятельности с системами отчетности класса BI (Business Intelligent) ARIS PPM относит себя к системам класса PI(Process Intelligent). В связи с этим нам задают вопросы по сравнительных характеристикам и отличиям их друг от друга. Отличие первых от вторых в том, что первые работают с данными в рамках всей компании, мы работаем с данными по одному конкретному процессу. Наша система, позволяет обнаружить причину возникновения отклонения показателя в процессе. Минимальной единицей расчета в нашей системе является экземпляр процесса. Вся аналитика строиться вокруг экземпляров процесса. Зачастую ARIS PPM отождествляют с системой отчетности, которая в той или иной мере присутствует в каждом предприятии. Прежде всего, ARIS PPM – это система контроля процессов. Ее можно сравнивать с приборной панелью автомобиля, которая работает непрерывно, пока автомобиль заведен, предоставляя вам оперативную информацию о ходе выполнения процессов. Если же вам нужны цифры по техническому состоянию вашего авто, подключите компьютер к порту автомобиля и получите отчет о его состоянии – это и будет система отчетности.